Relatório de transição de diretoria - Início da nova gestão 2023/2025

1. Introdução

No último sábado, dia 21/10/2023, ocorreu nossa Assembleia de grupo, onde definiu-se a nova diretoria e conselho fiscal do biênio 2023/2025. Durante a assembleia foram questionados a prestação de contas, balancete e saldo atual da arrecadação de mensalidades, porém nem o Diretor Financeiro, e nenhum membro do conselho fiscal anteriores estavam presentes no referido dia.

Mediante introdução, informamos que todas informações a seguir referem-se ao início da nova gestão financeira, de acordo com os valores e informações entregues pela antiga diretoria.

2. Situação financeira do grupo

2.1. Conta digital usada para o grupo

No "item 5 - Documentação do Grupo" será explicado o motivo de não possuirmos acesso a conta corporativa do grupo. Por isso, uma conta pessoa física do então diretor financeiro ALISSON DE OLIVEIRA CALDAS AZEVEDO foi aberta para esse proposito.

Estamos iniciando o mês de novembro de 2023 com saldo total de R$ 74,11.

• R$ 64,27 - Referente ao pagamento de 1 mensalidade de outubro, já realizado no novo sistema financeiro e de gestão do GE 77/RJ Uirapuru
• R$ 9,88 - Referente a uma pagamento teste foi realizado para a implementação do sistema e a integração do Banco EFI, utilizado para recebimentos do grupo.

OBS: Não foi passado nenhum saldo da antiga gestão.

2.2. Tarifas

Podemos reparar no extrato acima que há uma diferença entre os valores pagos e os recebidos, isso se deve ao fato do serviço de integração automática ser gratuito, mas possui uma taxa por transação de 1,19%. Os valores de tarifas para todas modalidades podem ser encontrados na página da referida instituição financeira, https://sejaefi.com.br/tarifas#efi-pro:

Esses valores das taxas para questões de acerto no balancete, serão lançados como despesas ao fim do mês para justificar a diferença entre as faturas pagas e os valores recebidos (a menor).

3. Contas e Dívidas

Em relação as contas do grupo, temos as seguintes despesas fixas com fornecedores:

• Aluguel (Prefeitura do Rio de Janeiro)
• Energia (Light)
• Água (Águas do Rio)
• Seguro contra sinistros

Em relação aos valores, somente o aluguel tem valor fixo, mas deixaremos abaixo um valor aproximado e arrendondado das contas de energia e água:

• Aluguel - R$ 651,00
• Energia (Light) - R$ 150,00
• Distribuição de água - R$ 150,00
• Seguro contra sinistros - Parcelas de R$ 98,28

Abaixo, deixaremos listadas as contas e suas respectivas situações de pagamento, atraso e pendencias de resolução no momento da passagem da diretoria: 

3.1. Aluguel

Último Pagamento: 03/10/2023
Data de Vencimento: 10/11/2023
Competência (referência): Outubro/2023
Valor: R$ 651,54
Status: Em dia

3.2. Energia (Conta de Luz)

Último Pagamento: 03/10/2023
Data de Vencimento: 13/09/2023
Competência (referência): Agosto/2023
Valor: R$ 159,40
Status: Atrasada

3.3. Águas do Rio (Conta de águas)

Último Pagamento: 03/10/2023
Data de Vencimento: 15/09/2023
Competência (referência): Julho/2023
Valor: R$ 151,53
Status: Atrasada

OBSERVAÇÃO: A Águas do Rio de forma arbitrária e sem nos avisar, trocou em alguma das medições do hidrômetro, a classificação do nosso CNPJ como comercial, o que aumentou a tarifa e consequentemente o valor da conta. Pode-se observar que os valores são sempre próximos, pois o consumo de água é padronizado. Porém ao trocar de categoria residencial para comercial, saltou de uma média de R$ 150,00 para R$ 770,00.

3.4. Porto Seguro (Seguro contra sinistros)

Último Pagamento: 07/08/2023
Data de Vencimento: 12/08/2023
Competência (referência): Agosto/2023 (Parcela 06/06)
Valor: R$ 95,87
Status: Apólice cancelada
Motivo: Parcela 05/06 vencida e não paga.

OBSERVAÇÃO: A parcela vencida 12/07 não foi paga, prorrogada para 22/08 que não foi paga também, gerando cancelamento da apólice, que venceria somente 02/03/2024. O então contato responsável, Rodrigo Barbosa, foi avisado 01/11 pela corretora Rosemary, que ainda constava pendência e que precisava ser pago para não cancelar a apólice. No dia 04/11 como não foi localizado o pagamento, a apólice foi cancelada. Somente no dia 06/11 o sr. Rodrigo respondeu.

Como crédito de confiança pelos anos de contrato, a Porto Seguro emitiu uma nova apólice de 29/11/2023 até 29/11/2024. O vencimento do boleto da primeira parcela foi dia 09/12, onde seu não pagamento geraria cancelamento da nova apólice. A gestão de 2023/2025 já entrou em contato com a seguradora, e regularizou o pagamento no dia 11/12, mantendo a nova apólice vigente e com pagamento em dia.

Ficamos descobertos no período de 04/11/2023 até 28/11/2023.

4. Prestação de contas

4.1. Planilha de mensalidades e gastos

Segue abaixo prévia a prestação de contas em forma de planilha, oferecida pelo diretor Financeiro da antiga gestão:

Para visualização completa, favor acessar a planilha através do link: CONTROLE MENSALIDADES 2023.xlsx

4.2. Considerações

1. Essa prestação de contas precisará ser revisada, pois existem meses no controle de mensalidade considerados como não pagos, porém alguns inclusive são pagamentos de pais que possuem mais de 1 jovem, gerando receita de 2 ou mais mensalidades por mês.
2. Os valores da prestação de contas será revisado pela comissão fiscal também.
3. Valores a serem pagos e/ou devolvidos, serão considerados apenas depois que as prestações de contas forem aprovadas pela diretoria e a comissão fiscal.
4. A nova diretoria financeira prosseguirá com o pagamentos de contas com as novas arrecadações a partir do mês de novembro.

4.3. Acampão 2023

Outro evento importante ocorrido em 2023, o acampão de grupo, deve ser considerado também nas prestações de conta devido ao seu alto valor de receitas x despesas:

Link para o relatório: Acampão 2023 [Online]
Link para o pdf: Acampão 2023 [PDF]

4.4. [ATUALIZAÇÃO] - Prestação de contas

• Após a nova gestão verificar os números apresentados, percebemos que algumas mensalidades não estavam lançadas e consideradas como pagas. Corremos atrás de comprovantes e repassamos ao antigo diretor financeiro, que verificou e confirmou o valor correto, de R$ 1.857,29 positivos.
  • TOTAL R$ 3.689,76 (Valores referentes aos comprovantes recuperados, não lançados anteriormente)
    SALDO ANTERIOR -R$ 1.832,47 (Valores informados anteriormente pela antiga gestão)
    SALDO REAJUSTADO R$ 1.857,29 (Valor a ser transferido para a nova gestão)
    
    
• Os valores foram depositados corretamente na conta destinada ao grupo (06/12/2023):
  

5. Documentação do grupo

5.1. Registro de ATA e Declarações na Receita

A antiga gestão (biênio 2021/2023) ao assumir a diretoria no lugar de sua anterior, não alterou o quadro societário do CNPJ do grupo, não comprou/renovou o certificado digital eCNPJ, e por consequência não realizando as declarações a Receita federal do Brasil. Esse procedimento não tem custo, porém o seu não cumprimento, gera multa. As declarações estão atrasadas desde a entrega da gestão de 2020, gerando uma dívida com a RFB.

Essas ações levaram a classificação do CNPJ como "Inapto", o que gerou uma subsequência de problemas, como bloqueio de conta corporativa em banco, impossibilidade de alteração de dados no CNPJ, registro de novas atas e qualquer outra ação que dependa do cadastro do CNPJ com status "Ativo"

Podemos observar abaixo que o presidente do grupo aparece como ROBERTO DA SILVA ROCHA JUNIOR, anterior a gestão do biênio de 2021/2023, gerida pelo então Diretor presidente GERALDO EMILIO SOARES D'ANIL.

5.2. Ações futuras

A atual gestão (biênio 2023/2025) ao assumir a diretoria no lugar de sua anterior, assumiu também as responsabilidades financeiras e burocráticas, tendo de buscar autonomamente por caminhos e soluções para esses problemas, não passados pela antiga gestão, seja através de documentos, reuniões ou mensagens. A transição foi extremamente abrupta, imputando-nos a responsabilidade de ações inclusive que deveriam ter sido tomadas na gestão anterior (biênio 2021/2023).

Segue abaixo as ações necessárias para regularização da documentação do grupo:

• Troca de presidência do grupo na UEB (✓ Resolvido dia 07/11/2023)
• Compra de certificado digital eCPF p/ atual Presidente do grupo (✓ Resolvido dia 23/11/2023)
• Realizar declarações atrasadas (2016/2017/2018/2019) (✓ Resolvido dia 07/12/2023)
• Realizar declarações atrasadas (2020/2021/2022/2023) (✓ Resolvido dia 07/12/2023)
• Pagar guias de multa p/ declarações atrasadas (R$ 400 + R$ 677,55) (✓ Resolvido dia 07/12/2023)
• Regularização do status do CPNJ p/ "Ativo". (✓ Resolvido dia 07/12/2023)
• Registrar ATA no cartório RCPJ
  • Troca de quadro societário no CNPJ
• Manter as declarações em dia a partir de 2024

EDIÇÕES E ATUALIZAÇÕES PONTUAIS:

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ATUALIZAÇÃO (05/11/2023):

A antiga gestão não solicitou junto a Aguas do Rio a troca de categoria de cobrança, pois o valor da conta veio muito alto do que de costume.

A então diretora administrativa, JULIA GRASMANN CARROZINO, já conseguiu dar entrada no pedido de alteração de classificação da conta de comercial para residencial, e a solicitação já está sendo processada internamente nas Águas do Rio. Foi necessário apenas um contato via Whatsapp oficial da empresa, e o fornecimento de documentos básicos como estatuto e ata atual da diretoria.

Próximos passos:

1. Aguardar a efetivação da troca de categoria Comercial para Residencial.
2. Solicitar o reajuste dos valores das contas de R$ 772,55 e R$ 772,25 para que fiquem faturadas como residencial.
3. Pagar as contas com novos valores reajustados.

Pagamentos realizados:

• Light             R$ 112,41 - Venc. Out/2023
• Light             R$ 139,04 - Venc. Nov/2023
• Águas do Rio R$ 151,97 - Venc. Out/2023

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ATUALIZAÇÃO (01/12/2023):

A troca de categoria na Águas do rio foi realizada com sucesso, alterada porém, de "Comercial" para "Público" e não "Residencial". Isso refletiu no aumento do valor médio de R$ 150,00 para R$ 250,00.

foi solicitado também o reajuste das fatura de valores médios de R$ 770,00, para que possamos paga-las.

Chegou ao conhecimento da diretoria, que além da conta mensal de energia, existe uma cobrança que não é paga desde o mês de setembro/2023 referente a um TOI (Termo de Ocorrência de Inspeção nº 10717158, que gerou 18 parcelas de R$ 66,30, um total de R$ 1193,40.

A diretoria do biênio 2023/2025 não reconhece a cobrança, e realizou a contestação dos valores:

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ATUALIZAÇÃO (07/12/2023):

Em consulta com a procuradoria pública do fórum na Praia da bandeira (Cocotá), fomos informados que não é possível entrar com processo contra a light de forma gratuita pois a nossa parte é pessoa jurídica, e a representação precisa ser feito por um advogado. Outra informação dada também, é que devido a situação do cnpj estar inapto e com diretoria nova sem estar com a ata registrada, nem com o advogado seria possível.

Sendo assim, foi sugerido que pagássemos as contas para não haver corte de energia, e no futuro, quando as documentações estivessem regularizadas, tentar entrar com recurso para reaver os valores, mas sabendo que pode não ser garantia.

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ATUALIZAÇÃO (11/12/2023):

A parcela do Seguro de sinistros (Porto Seguro) vencida 12/07 não foi paga, prorrogada para 22/08 que não foi paga também, gerando cancelamento da apólice, que venceria somente 02/03/2024. O então contato responsável, Rodrigo Barbosa, foi avisado 01/11 pela corretora Rosemary, que ainda constava pendência e que precisava ser pago para não cancelar a apólice. No dia 04/11 como não foi localizado o pagamento, a apólice foi cancelada. Somente no dia 06/11 o sr. Rodrigo respondeu.

Como crédito de confiança pelos anos de contrato, a Porto Seguro emitiu uma nova apólice de 29/11/2023 até 29/11/2024. O vencimento do boleto da primeira parcela foi dia 09/12, onde seu não pagamento geraria cancelamento da nova apólice. A gestão de 2023/2025 já entrou em contato com a seguradora, e regularizou o pagamento no dia 11/12, mantendo a nova apólice vigente e com pagamento em dia.

• Ficamos descobertos no período de 04/11/2023 até 28/11/2023.
• Atualmente estamos assegurados no período de 29/11/2023 até 29/11/2024.