Política de adiantamentos, reembolso e prestação de contas.

ÍNDICE

1 OBJETIVO ...................................................................................................
2 ABRANGÊNCIA..............................................................................................
3 CONCEITOS..................................................................................................
3.1 ADIANTAMENTO.........................................................................................
3.2 PRESTAÇÃO DE CONTAS .............................................................................
3.3 REEMBOLSO DE DESPESA............................................................................
4 DIRETRIZES..................................................................................................
4.1 DISPOSIÇÕES GERAIS ................................................................................
4.2 TRANSPORTE .............................................................................................
4.2.1 Passagens aéreas ....................................................................................
4.2.2 Passagens terrestres ................................................................................
4.2.3 Táxi e outras opções de serviços de transporte terrestre........................
4.2.5 Uso de veículo próprio...............................................................................
4.2.6 Combustível.............................................................................................
4.3 REFEIÇÕES ................................................................................................
4.4 HOSPEDAGEM ............................................................................................
4.5 LAVANDERIA...............................................................................................
4.6 TELEFONIA MÓVEL.......................................................................................
4.7 ADIANTAMENTOS ........................................................................................
4.8 CRITÉRIOS E PRAZOS ..................................................................................
5 RESPONSABILIDADES .....................................................................................
5.1 ADMINISTRAÇÃO..........................................................................................
5.2 COLABORADORES E REPRESENTANTES ...........................................................
6 DISPOSIÇÕES FINAIS......................................................................................
7 REFERÊNCIAS DE RECIBOS E NOTAS..................................................................
8 CONTROLE DE VERSÕES...................................................................................

1. OBJETIVO
Esta política tem como objetivo estabelecer as diretrizes, procedimentos, controles e responsabilidades relacionados a adiantamentos e reembolso de despesas corporativas por parte dos escotistas e dirigentes representantes da U.E.L, Grupo Escoteiro Uirapuru 77/RJ.

2. ABRANGÊNCIA
Todos os diretores, escotistas de seção e contribuintes.


3. CONCEITOS

3.1 ADIANTAMENTO
Crédito financeiro oferecido pela U.E.L, em situações excepcionais, para cobrir despesas que serão obtidas por um escotista durante o exercício de alguma atividade realizada em nome do Grupo Escoteiro Uirapuru 77/RJ previamente autorizadas pela diretoria.

3.2 PRESTAÇÃO DE CONTAS
Acerto final de saldos a receber ou a devolver mediante apresentação de comprovantes das despesas efetuadas pelos escoteistas a serviço do Grupo Escoteiro Uirapuru 77/RJ.

3.3 REEMBOLSO DE DESPESA
Restituição de um valor pago (e comprovado) em função de uma despesa obtida durante o exercício de uma atividade realizada em nome do Grupo Escoteiro Uirapuru 77/RJ.

4. DIRETRIZES

4.1 DISPOSIÇÕES GERAIS
Todas as despesas incorridas na realização das atividades profissionais/voluntárias do Grupo Escoteiro Uirapuru 77/RJ, incluindo viagens ou representações corporativas, devem seguir as regras aqui estabelecidas.

O controle eficaz das despesas deverá ser de responsabilidade de cada escotista, cabendo ao Diretor Financeiro a responsabilidade pela aprovação da prestação de contas de despesas reembolsáveis pelo Grupo Escoteiro Uirapuru 77/RJ.

Nem toda despesa, mesmo que comprovada através de prestações de contas, poderá ser reembolsada em sua totalidade. Por isso a obrigatoriedade de solicitação prévia de adiantamento/reembolso de despesas, para que haja análise, e definização do valor.

Antes de realizar qualquer despesa, mesmo que serviço do Grupo Escoteiro Uirapuru 77/RJ, o escotista deverá abrir uma solicitação a Diretoria Financeira através do seguinte link: https://77uirapuru.org.br/sistema/forms/ticket?styled=1&with_logo=1, solicitando aprovação da despesa. A solicitação deve conter o objetivo da despesa, a data prevista, o tempo de permanência (se em caso de hospedagem) e valor aproximado.

IMPORTANTE: Despesas, notas e valores previamentes não informados e/ou não aprovados, e executados de forma proativa não serão reembolsados.

4.2 TRANSPORTE

4.2.1 Passagens aéreas
Passagens aéreas não se enquadram na política de reembolso e prestação de contas .

4.2.2 Passagens terrestres
Quando previamente autorizado pela diretoria financeira e em casos de representação da U.E.L em eventos escoteiros, passagens de ônibus podem/devem ser compradas pelo próprio escotista que realizará a viagem, o qual, em seguida, deverá solicitar o reembolso da despesa conforme descrito nesta política. O colaborador deve prezar pela compra da passagem com menor tarifa. Caso haja necessidade, o colaborador pode solicitar adiantamento de despesas para custear passagens terrestres.

4.2.3 Táxi e outras opções de serviços de transporte terrestre (Uber)
Táxis e outros serviços de transporte terrestre poderão ser utilizados por qualquer escotista somente para fins e interesses exclusivos do Grupo Escoteiro Uirapuru 77/RJ, como exemplo casos de emergência para transporte de feridos para pronto atendimento, compra de materiais, alimentos e deslocamento de escotistas para evento em nome do Grupo Escoteiro Uirapuru 77/RJ.

Quando em viagem, serão reembolsados os trajetos abaixo:

• Da U.E.L para o local do evento e vice-versa.
• Da U.E.L para unidade de atendimento(UPA, Hospitais e postos) e vice-versa.
• Da U.E.L para residência do escotista e vice-versa.
• Caso estejam em equipe, é esperado que a equipe tome uma única condução.

Para a prestação de contas, serão necessários os seguintes documentos comprobatórios:

• Descrição do trecho percorrido.
• Comprovante de pagamento.
• Data em que o percurso foi realizado.
• Nomes dos demais escotistas bordo (se aplicável).

IMPORTANTE: O não cumprimento dos critérios acima acarretará em não reembolso das despesas.

4.2.5 Uso de veículo próprio
Quando o escotista usar o próprio veículo para atender deslocamentos para eventos escoteiros em que ele estará representando a U.E.L, o Grupo Escoteiro Uirapuru 77/RJ fará o reembolso por Km rodado, a R$ 0,85 + combustível. Os comprovantes de pedágio e estacionamento devem ser guardados para reembolso e o limite de máximo de pernoite em estacionamento é de uma diária.

4.2.6 Combustível
O reembolso de despesa de combustível será devido somente nas situações em que o escotista tenha que se locomover em veículo próprio, a pedido ou em função dos interesses da U.E.L. O reembolso será efetivado com a apresentação do comprovante de pagamento do combustível, devidamente comprovado e dentro da rota.

Para a prestação de contas, serão necessários, além dos citados acima, os seguintes documentos
comprobatórios:

• Descrição do trecho percorrido.
• Quilometragem inicial e final do trecho percorrido.
• Data em que o percurso foi realizado.
• Nomes dos demais profissionais a bordo (se aplicável).

IMPORTANTE: O não cumprimento dos critérios acima acarretará em não reembolso das despesas.

4.3 REFEIÇÕES
As despesas com refeições em situações em que o escotista estiver em deslocamento a pedido da U.E.L ou em atividades fora do horário de seu voluntariado regular, serão reembolsadas seguindo um limite máximo de valor por dia, de R$ 100,00 (cem reais), incluindo todas as refeições.

As despesas com eventos para fins de relacionamento ou representação da U.E.L devem ser previamente aprovadas pelo Diretor Financeiro e devem estar dentro do limite previamente orçado para os custos operacionais da sede, sem que impacte no pagamento das contas.

4.4 HOSPEDAGEM

Custos com hospedagem não se enquadram na política de reembolso e prestação de contas.

4.5 LAVANDERIA

Custos com lavanderia não se enquadram na política de reembolso e prestação de contas.

4.8 TELEFONIA MÓVEL

Custos com telefonia móvel não se enquadram na política de reembolso e prestação de contas.

4.7 ADIANTAMENTOS

O escotista poderá pedir adiantamento do valor da despesa a ser incorrida, caso necessite. Para tal, o escotista deverá abrir uma solicitação a Diretoria Financeira através do seguinte link: https://77uirapuru.org.br/sistema/forms/ticket?styled=1&with_logo=1, solicitando aprovação da despesa. Tal recurso deverá ser solicitado com 05 (cinco) dias úteis de antecedência, indicando na solicitação o valor, a conta a ser creditado o adiantamento ou a descrição do item a ser comprado, o motivo e as aprovações necessárias. O valor solicitado deverá ser compatível com as despesas que serão pagas. O saldo de adiantamento não utilizado deve ser devolvido no prazo de 30 (trinta) dias após recebimento. O adiantamento não devolvido no prazo estabelecido poderá acarretar, a critério exclusivo do Grupo Escoteiro Uirapuru 77/RJ, em reajuste dos valores com juros + mora. O pagamento deverá ser de forma integral, e não parcial, do saldo de adiantamento que não foi abatido por meio de prestação de contas.

4.8 CRITÉRIOS E PRAZOS

A prestação deve ser enviada a Diretoria Financeira do Grupo Escoteiro Uirapuru 77/RJ, em até 05 (cinco) dias úteis após a realização das despesas.

O escotista deverá enviar ao setor financeiro o relatório de despesas, o qual deve ser suportado por todos os comprovantes legais, originais, legíveis e sem rasura (documentação comprobatória), bem como de quaisquer aprovações prévias, quando necessário, nos termos desta política. A prestação de contas de despesas deve ser realizada em nome do Grupo Escoteiro Uirapuru 77/RJ. Não haverá exceções para o procedimento aqui estabelecido.

É OBRIGATÓRIO o fornecimento de notas fiscais referentes as despesas, não sendo aceitos: Comprovantes de pagamentos (canhoto de maquina de cartão de crédito/débito, captura de tela(printscreen) de transação do aplicativo de banco. O Motivo é que os itens da despesa deverão estar expostos na nota/recibo de pagamento, tal como o valor de cada item, valor total da nota e nome/endereço do estabelecimento. Veja ao Item "7. Referências de recibos e notas"

O relatório será analisado pelo setor financeiro, prezando pela aderência às regras descritas nesta política. Em casos de inconsistência, a documentação será devolvida ao escotista para ajustes. Após a análise, o setor financeiro realizará o pagamento do reembolso das despesas mediante depósito em conta, que ocorrerá no prazo de 05 (cinco) dias úteis após a data de liberação do relatório, pelo setor financeiro.

Mesmo em casos de adiantamento de despesas, o escotista deverpa enviar o Relatório de Reembolso de Despesas e a documentação suporte, evidenciando no relatório que a despesa foi suportada pelo adiantamento, até o último dia útil do mês em que a despesa foi incorrida.

Caso o escotista não envie o relatório de despesas, o valor do adiantamento ficará em aberto e nenhuma outra despesa apresentada pelo colaborador será reembolsada pelo Grupo Escoteiro Uirapuru 77/RJ até que a prestação de contas seja apresentada e liberada pelo setor financeiro.

5. RESPONSABILIDADES

5.1 DIRETORIA FINANCEIRA

Cabe a diretoria financeira do Grupo Escoteiro Uirapuru 77/RJ: zelar pelos escotistas e garantir todo o suporte para a execução de suas atividades; a aprovação das devidas solicitações e correto pagamento das despesas incorridas de atividades de seus escotistas em favor da U.E.L; disponibilizar e divulgar esta política para todos os escotistas.

5.2 ESCOTISTAS E REPRESENTANTES

Cabe aos escotistas e dirigentes do Grupo Escoteiro Uirapuru 77/RJ: conhecer esta política e suas diretrizes com relação à adiantamentos, reembolsos e prestações de contas; o controle eficaz de suas despesas; a apresentação da correta documentação comprobatória para devido reembolso.

6. DISPOSIÇÕES FINAIS

É competência da diretoria do Grupo Escoteiro Uirapuru 77/RJ revisar esta política, minimamente, a cada 2 (dois) anos, e alterá-la sempre que se fizer necessário.

Esta política entra em vigor na data de sua aprovação e revoga quaisquer normas e procedimentos em contrário.

Todos os valores, quantidades e prazos estabelecidos podem ser alterados, sem aviso prévio, conforme necessidade da Diretoria Financeira.

7. REFERÊNCIAS DE RECIBOS E NOTAS

7.1 Comprovantes corretos



7.2 Comprovantes incorretos

Como podemos observar nos exemplos abaixo, a captura de tela do aplicativo do banco não informa o estabelecimento, itens e valores unitários. Assim como nos comprovantes de pagamento, demonstrando apenas o valor total, sem demonstrar os itens unitários da compra.

8. CONTROLE DE VERSÕES